Nutzung von Blindentorball.de E-Mails

Informationen zur Nutzung von Blindentorball.de-E-Mails

Im Folgenden versuchen wir alle wissenswerten Informationen über die E-Mail-Adressen von “Blindentorball.de” zusammenzufassen und zu erklären warum und wie sie eingesetzt werden können und sollen.

Die Pflege aller Adressen wird durch den Administrator dieser Website vorgenommen, den man über folgende Adresse erreichen kann:

admin@blindentorball.de

Die Informationen für die Einrichtung bzw. Nutzung finden sich unter “Zugangsdaten”.

Übersicht

Warum gibt es E-Mail-Adressen für Blindentorball.de?

Ein wichtiger Grund für die Verwendung von eigenen Mailadressen mit der Domain “@blindentorball.de” ist, dass die Verteilung von Informationen durch privat gepflegte Verteilerlisten nicht immer korrekt funktioniert hat, sei es durch veraltete Mailadressen, Tippfehler oder technische Probleme. Dadurch sind Informationen in einigen Fällen nicht dort angekommen, wo sie ankommen sollten.

Um diese Situation zu verbessern, gibt es zukünftig eigens definierte Mailadressen, die durch den Administrator dieser Seite angelegt und verwaltet werden.

Außerdem möchten wir damit auch gewährleisten, dass private Mailadressen von Verantwortlichen nicht offiziell auf unserer Seite stehen und somit für jedermann einsehbar sind. Damit obliegt es jedem selber, ob er seine private Mailadresse weitergeben möchte oder nicht.

Welche Mailadressen gibt es?

Es gibt grundsätzlich drei Arten von Mailadressen, die sich aber nur logisch unterscheiden. Hier eine kurze Erklärung dazu:

  • personalisierte Mailadressen
    Das sind E-Mailadressen, die den Namen eines Ansprechpartners bzw. Verantwortlichen beinhalten und in aller Regel in der Form “vorname.nachname@blindentorball.de” definiert sind. Diese Adressen werden für Personen angelegt, die im Torballumfeld aktiv sind und eine oder mehrere Funktionen wahrnehmen, wie Vorstandschaft, Aktivensprecher, Medienteam und Schiedsrichter. Sie sind IMMER einer Person zuordenbar.
  • Mailadressen für Vereine
    Diese Mailadressen sind als “Kontakthülsen” für die Information an die einzelnen Vereine gedacht. Hinter jeder dieser Mailadressen sind (bzw. sollen) die privaten Mailadressen der verantwortlichen Personen des jeweiligen Vereins abgelegt (sein), an die eingehende Nachrichten weitergeleitet werden. Hier kann es sich um nur eine oder auch mehrere Mailadressen handeln. Das kann jeder Verein selbst entscheiden.
    Wichtig dabei: Die Verantwortung für die Korrektheit der hinterlegten Mailadressen obliegt AUSSCHLIESSLICH dem jeweiligen Verein. Wenn es Änderungen gibt, muss das dem Administrator dieser Seite mitgeteilt werden.
  • Verteileradressen
    Darunter fallen Mailadressen, die als reine Verteilerlisten genutzt werden. Bei diesen Adressen sind alle relevanten Personen bzw. Mailempfänger hinterlegt, die für eine bestimmte Funktion aktiv sind, wie Vorstand, Schiedsrichter und Medienteam. Die Pflege der Verteilerlisten wird vom Administrator vorgenommen und bei Änderungen entsprechend angepasst. So wird z. B. bei Veränderungen innerhalb der Vorstandschaft (z. B. Wechsel der Aktivensprecher) diese Information im Verteiler eingepflegt. Die Hauptadresse bleibt aber bestehen. Dadurch kann weiterhin eine Mail an “vorstand@blindentorball.de” geschickt werden und es ist sichergestellt, dass die Empfängerdaten immer aktuelll gehalten sind.
    Zu beachten dabei ist, dass es nach Funktionswechseln natürlich ein bis zwei Tage dauern kann, bis diese Anpassungen vorgenommen wurden.

Neben den eben beschriebenen Kategorien gibt es noch ein weiteres Merkmal, durch das sich die Adressen unterscheiden: nämlich ob es sich um ein E-Mail-Postfach oder um eine reine Weiterleitung handelt.

Weiterleitung

Bei Mailadressen, die nur als “Weiterleitung” angelegt werden, steckt kein eigenes Postfach mit Postein- und -ausgang dahinter. Sie dient lediglich dazu, Mails an eine oder mehrere weitere Adressen weiterzuleiten – wie der Name eben sagt. Dabei werden diese Mails niergendwo zwischengespeichert und nur dem bzw. den Empfängerpostfach/-fächern zugestellt. Dazu gehören z. B. die Vereinsadressen und Verteiler.

E-Mail-Postfach

Bei einem “normalen” E-Mail-Postfach handelt es sich um ein Mailpostfach, wie man es von Web.de, GMX, Yahoo und sonstigen Mailanbietern kenn. Daher kann jeder, der ein solches Postfach von Blindentorball.de zur Verfügung gestellt bekommt, dies auch nutzen, um seine Korrespondenz direkt darüber abzuwickeln.

Jeder Einzelne kann dabei entscheiden, ob er das Mailpostfach nutzen und / oder mit einer Mail-Weiterleitung leben möchte. Personalisierte E-Mails werden immer mit einem Postfach angelegt, wobei im ersten Schritt dazu eine Weiterleitung an die private Mailadresse ergänzt wird.

Leider ist die Pflege der Weiterleitung nur durch den Administrator möglich und muss daher mit ihm abgesprochen werden. Das betrifft sowohl die hinterlegte Weiterleitunsadresse als auch die grundsätzliche Funktion der Weiterleitung.

Achtung!
Bei jedem E-Mail-Postfach ist ein Speicherplatz von max. 2 GB hinterlegt. Wenn dieser voll ist, können keine weiteren Mails empfangen werden. Darauf zu achten liegt in der Verantwortung der jeweiligen Person, der das Postfach zugeordnet ist. Grundsätzlich können die Postfächer natürlich in reine Weiterleitungen geändert werden, aber dann ist weder die Aufbewahrung der Mails im Blindentorball.de-Postfach noch die Möglichkeit über die Adresse Mails zu verschicken gegeben.

Wie ist die generelle Vorgehensweise für die Nutzung der Mailadressen?

Sobald es Änderungen an der Struktur und den Verantwortlichkeiten im Torballumfeld gibt, müssen diese Informationen an den Administrator weitergeleitet werden. Dazu gehören vor allem folgende Punkte:

  • Wechsel im Vorstand
  • Wechsel bei Schiedsrichtern
  • Wechsel im Medienteam
  • Änderungen bei Vereinen
    Dazu gehören Namensänderungen, Änderung bei den Ansprechpartnern, usw.
  • Namensänderungen
  • Änderung der Verantwortlichkeiten

Das ist wichtig, damit zum einen ggf. neue Adressen angelegt und “alte” gelöscht werden können, zum anderen aber auch, damit die Verteilerlisten (z. B. für Schiedsrichter und Vereine) immer auf dem aktuellen Stand sind.

Wenn ich eine persönliche Mailadresse habe, wie kann ich sie nutzen?

Wie bereits erwähnt, werden für Personen mit bestimmten Verantwortlichkeiten (wie Vorstand und Schiedsrichter) automatisch personalisierte E-Mail-Postfächer angelegt. Bei der Erstanlage wird dabei zusätzlich eine Weiterleitung an die persönliche Mailadresse eingerichtet. In vielen Fällen wird das vollkommen ausreichend sein.

Wenn eine offizielle Kommunikation über diese Mailadresse gewünscht ist (was vor allem im Umfeld des Vorstands auch sinnvoll ist), dann kann man dieses Mailpostfach – wie jedes andere Mailpostfach auch – auf verschiedenen Wegen nutzen.

Zugangsdaten

Für die Nutzung eines Postfaches wird immer ein Benutzername (das ist die Mailadresse) und ein Passwort benötigt. Für die Erstanmeldung ist das Passwort beim Administrator zu erfragen. Das kann – und sollte auch – anschließend über den Webmailer geändert werden.

Passwörter werden NIEMALS per Mail verschickt.

Standardmäßig wird ein “Mail Basic” Postfach verwendet. Hier die wichtigsten Angaben für die Einrichtung eines E-Mail-Clients (ausführlichere Infos dazu weiter unten):

  • Benutzername = Mailadresse (z. B. max.mustermann@blindentorball.de)
  • IMAP-Server: imap.1und1.de
    Sicherheitstyp: SSL
    Port: 993
  • POP3-Server: pop.1und1.de
    Sicherheitstyp: SSL
    Port: 995
  • SMTP-Server: smtp.1und1.de
    Sicherheitstyp: TLS (alle Zertifikate akzeptieren)
    Port: 587
    Anmelden erforderlich: Ja (Haken setzen)

Noch wichtig zu wissen!

All unsere Mailpostfächer sind DE-Mail-Postfächer und per SSL verschlüsselt, um eine möglichst hohe Sicherheit gewährleisten zu können.

Nutzung der Webmail-Funktion

Jedes E-Mail-Postfach kann über die vom Provider der Website zur Verfügung gestellten Webmail-Funktion genutzt werden.

Der Webmailer ist über den Link

https://webmailer.1und1.de

zu erreichen. Hilfe und Infos zur Nutzung und Bedienung des Webmailers gibt es auf dieser Seite von 1und1. Daher wird hier nicht näher darauf eingegangen.

Einbinden in E-Mail-Clients

Ein E-Mail-Client ist ein Programm, das lokal auf einem Gerät (wie ein Windows-PC oder ein Android- bzw. iOS-Smartphone) läuft und so konfiguriert werden kann, dass es die E-Mails von einem E-Mail-Server abholt und auch darüber verschickt. Beispiele dafür sind Outlook, Windows Mail, Thunderbird oder die E-Mail-Programme unter Android oder IOS.

Bei unserem Provider gibt es Beschreibungen, wie man ein E-Mail-Postfach bei Outlook, Mozilla Thunderbird, auf verschiedenen Smartphones oder anderen Programmen und Geräten einrichtet. Dabei muss man sich zwischen einem IMAP– oder einem POP3-Zugang entscheiden.

Als kleines Beispiel zum Unterschied der beiden Möglichkeiten, der Lesestatus einer Mail. Bei POP3 werden Mails nur vom E-Mail-Server auf den Client heruntergeladen. Alles weitere passiert lokal. Wenn man also den Zugriff auf ein Mail-Postfach von mehreren Clients aus einrichtet (z. B. PC und Smartphone), dann erscheint eine Mail auf jedem Client als neue Mail, auch wenn sie auf einem anderen bereits gelesen wurde. Und genau das passiert mit IMAP nicht. Hier wird die Info, dass die Mail gelesen wurde wieder an das Mailpostfach zurückgegeben und die Mail dort als gelesen gekennzeichnet.

Was tun bei Problemen?

In aller Regel sind die verlinkten Beschreibungen bereits sehr gut und sollten genutzt werden. Natürlich steht der Webadministrator von Blindentorball.de grundsätzlich gerne bei technischen Fragen und Herausforderungen zur Verfügung. Wir bitten aber um Verständnis, dass eine ständige Verfügbarkeit nicht möglich ist. Auch wir machen das alles nur ehrenamtlich.

Bei Problemen mit der Einrichtung oder der Nutzung der E-Mail-Adressen oder dem zugeteilten Postfach, sollte bitte eine E-Mail an die Adresse “admin@blindentorball.de” geschickt werden.

Darin müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • um welches Postfach geht es
  • eine kurze Beschreibung der Problemstellung
  • der Name (ergibt sich meist schon aus der Mailadresse)
  • die Rufnummer (für evtl. Rückrufe)
  • Wann man am Besten für eventuelle Rückrufe zu erreichen ist.

Das macht uns die Vorbereitung und Fehlersuche etwas einfacher.

Wir bitten dabei um Verständnis, dass es unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, bis eine von uns eine Rückmeldung kommt, werden aber versuchen, alles so  zeitnah wie möglich zu beantworten.

 

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